Verwalterwechsel: So gelingt die Übergabe ohne Reibungsverluste
Ein Verwalterwechsel klingt nach mehr Aufwand, als er tatsächlich ist: Mit einem sauberen Ablauf lässt sich die Übergabe innerhalb weniger Wochen abschließen, ohne dass laufende Prozesse ins Stocken geraten.
1. Beschluss über den neuen Verwalter
Die Eigentümerversammlung beschließt mit einfacher Mehrheit die Bestellung des neuen Verwalters — üblicherweise verbunden mit der Abberufung des bisherigen, sofern dessen Vertrag nicht ohnehin ausläuft. Ein seriöser neuer Verwalter stellt sich dafür vorab persönlich in der Versammlung vor und legt ein schriftliches, verbindliches Angebot vor.
2. Herausgabe der Verwaltungsunterlagen
Der bisherige Verwalter ist verpflichtet, sämtliche Unterlagen der Gemeinschaft herauszugeben: Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Protokolle, Verträge, Buchhaltungsunterlagen und den aktuellen Kontostand. In der Praxis ist dieser Schritt oft der zeitaufwendigste — eine klare, schriftliche Fristsetzung durch den neuen Verwalter beschleunigt den Prozess spürbar.
3. Bankkonten und Verträge
Das WEG-Konto muss als offenes Fremdgeldkonto im Namen der Gemeinschaft geführt werden (§ 27 Abs. 5 WEG) — es gehört also der WEG, nicht dem Verwalter. Das erleichtert die Übergabe erheblich: In der Regel ändert sich nur die Verfügungsberechtigung, das Konto selbst bleibt bestehen. Laufende Verträge (Versicherungen, Hausmeisterdienst, Energie) werden auf den neuen Verwalter als Vertreter der Gemeinschaft umgestellt.
4. Digitalisierung als Chance
Ein Verwalterwechsel ist der ideale Zeitpunkt, die komplette Objektakte zu digitalisieren — Belege, Beschlüsse und Kommunikation an einem Ort, statt verteilt über Aktenordner mehrerer Verwaltergenerationen. Wer dabei auf ein digitales Eigentümer-Portal setzt, gewinnt zusätzlich laufende Transparenz für alle Beteiligten.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: 25.9.2026. Autor: Christian Schramm, Hausverwaltung Schramm.